IMPORTANT—Avant de soumettre votre formulaire de plainte, veuillez lire cette politique. En soumettant votre plainte, vous confirmez l'avoir lue.
1. Énoncé
Cette politique de gestion des plaintes s’adresse à tous les membres et intervenants de l’Association de soccer de Gatineau, nommée « AS Gatineau ».
Tous les membres et intervenants de l’AS Gatineau ont droit à un milieu sportif harmonieux, respectueux, sécuritaire et plaisant. L’AS Gatineau s’engage à fournir des services de qualité, méritant la confiance et le respect de toutes les parties prenantes.
Nous améliorons nos services en écoutant nos membres et intervenants, en tenant compte de leurs points de vue, en réagissant positivement et en collaborant pour trouver des solutions.
Pour atteindre cet objectif, l’AS Gatineau a mis en place une politique de gestion des plaintes fondée sur l’objectivité, l’intégrité, l’impartialité, l’imputabilité, la transparence et la responsabilité.
L’AS Gatineau dispose d’un Comité d’éthique et de discipline chargé d’appliquer cette politique.
2. Principes directeurs
Cette politique soutient les actions du comité d’éthique et de discipline et repose sur les règlements de l’AS Gatineau, ses codes d’éthique et sa politique de prévention et gestion des abus et du harcèlement.
Elle établit un mécanisme simple, rapide et discret (réception, traitement, réponse) permettant aux membres ou intervenants d’exprimer leur insatisfaction face au non-respect du code d’éthique de l’AS Gatineau.
3. Définitions
3.1 PLAINTE
L’As Gatineau définit une plainte comme toute expression de mécontentement liée à un événement, un membre (personnel, contractuel, bénévole, conseil d’administration), un service ou un comportement humain nécessitant une réponse officielle.
3.2 PLAINTE FONDÉE
Lorsqu’un préjudice survient, entraînant généralement un changement ou une correction. Elle s’inscrit dans une démarche de redressement.
3.3 PLAINTE NON FONDÉE
Lorsqu’il s’agit d’une rumeur, d’une perception, d’un commentaire, d’une suggestion, d’un avis ou d’une demande anonyme (non signée).
3.4 COMITÉ
Comité d’éthique et de discipline composé des membres du conseil d’administration de l’AS Gatineau.
Mécanismes – plaintes / dossiers disciplinaires
4.1 RÉCEPTION DE LA PLAINTE (DÉLAI)
La plainte est traitée si le plaignant remplit correctement le « Formulaire de dépôt d’une plainte » disponible sur le site de l’AS Gatineau et l’envoie au président de l’Association. La plainte doit être reçue dans les 30 jours suivant l’événement. Le président et/ou le Comité d’éthique et de discipline peuvent étudier une plainte hors délai selon la gravité. Confidentialité : Sauf cas exceptionnels, l’AS Gatineau traite la plainte avec sensibilité et maintient la confidentialité. Cependant, certaines circonstances peuvent empêcher la confidentialité du plaignant. Le plaignant sera informé clairement de la confidentialité et de tout dévoilement requis.
4.2 ACCUSÉ DE RÉCEPTION
À la réception, le président envoie un courriel au plaignant pour confirmer la réception. L’accusé précise, si possible, le délai de traitement.
4.3 ANALYSE DE LA PLAINTE
Le président et le comité analysent la plainte pour vérifier sa validité. Toute plainte non fondée est rejetée, et le plaignant en est informé par courriel. Si la plainte est fondée, le comité recueille tous les faits pour bien comprendre et vérifier le problème. Les personnes concernées et témoins peuvent être rencontrés.
4.4 TRAITEMENT DES DOSSIERS DISCIPLINAIRES
Les dossiers disciplinaires liés aux matchs sont traités selon les comités de discipline de la ligue concernée. Si les actions enfreignent aussi le code d’éthique de l’AS Gatineau (athlète, parent, entraîneur), une sanction supplémentaire peut être imposée par le président et/ou le Comité d’éthique et de discipline.
4.5 RECHERCHE DE SOLUTIONS
Le président et/ou le Comité déterminent la meilleure solution pour corriger la situation. Ils étudient les règlements existants pour que la solution ou sanction soit conforme aux processus, politiques et codes d’éthique de l’AS Gatineau. Si aucun règlement ne s’applique, la demande peut être portée au Conseil d’administration. Un rapport est rédigé et envoyé au Comité exécutif.
4.6 DÉCISION ET RAPPORT
Le plaignant est informé par téléphone par le président de la décision (solution/sanction). Un rapport est ensuite déposé au Comité exécutif, qui veille à l’application de la sanction.
4.7 APPEL DE LA DÉCISION
Si la décision ne vous satisfait pas, vous pouvez demander une rencontre avec le conseil d’administration pour revoir votre plainte et la réponse de l’AS Gatineau. Vous recevrez un accusé de réception sous 5 jours ouvrables et une réponse sous 15 jours ouvrables.
4.8 CONSERVATION DES DOCUMENTS
Le rapport de décision est classé dans le dossier électronique relatif aux plaintes.
Documents importants